IT outsourcing: co zahrnuje, kolik stojí a jak vybrat dodavatele
Vlastní IT oddělení si menší firma často nemůže dovolit a jeden ajťák na všechno nestačí. Outsourcing je třetí cesta. Vysvětlíme, co se pod tím pojmem skrývá, jak se platí a jak poznat dobrého dodavatele.
V kostce
- IT outsourcing znamená, že o vaše IT nebo jeho část se stará externí dodavatel.
- Platí se paušálem, hodinově, nebo za projekt. Cenu určuje rozsah, požadovaná rychlost reakce a složitost systémů.
- Při výběru rozhoduje smlouva: co je v ceně, do kdy dodavatel zareaguje a jak se dá spolupráce ukončit.
Co všechno může IT outsourcing znamenat
Pod jedním pojmem se schovávají dvě odlišné služby:
- Správa IT: počítače, síť, uživatelské účty, zálohy, e-mail, zabezpečení. To, co dřív dělal firemní správce.
- Vývoj a provoz systémů: web, e-shop, firemní aplikace, integrace, cloud. To, na čem stojí samotné podnikání.
Někteří dodavatelé dělají jedno, jiní druhé. Než začnete poptávat, ujasněte si, co potřebujete. My se soustředíme na druhou oblast, tedy na vývoj a provoz systémů.
Modely spolupráce
| Model | Jak funguje | Kdy se hodí |
|---|---|---|
| Paušál | pevná měsíční částka za dohodnutý rozsah | průběžná správa a provoz |
| Hodinová sazba | platíte odpracované hodiny | nepravidelné úpravy a konzultace |
| Projekt | pevná cena za dodávku | nový web, aplikace, migrace |
| Vyhrazený tým | lidé dodavatele pracují jen pro vás | dlouhodobý vývoj |
V praxi se modely kombinují: projekt na vývoj, potom paušál na provoz a hodiny na další rozvoj.
Od čeho se odvíjí cena
Jedno číslo neexistuje. Cenu určuje:
- Rozsah: počet uživatelů, zařízení, systémů a integrací.
- Rychlost reakce: podpora v pracovní době stojí méně než nepřetržitá pohotovost.
- Složitost: jeden web je něco jiného než e-shop napojený na sklad, účetnictví a banku.
- Odpovědnost: dodavatel, který ručí za dostupnost, si riziko započítá.
- Infrastruktura: zda je v ceně hosting, zálohy a monitoring.
Pro orientaci: hodinové sazby vývojářů a specialistů se na českém trhu nejčastěji pohybují zhruba mezi 900 a 2 000 Kč bez DPH podle zkušenosti a oboru. Správa pracovních stanic se obvykle účtuje paušálem za zařízení nebo uživatele. Berte to jako hrubé vodítko, nabídky se liší.
Outsourcing, nebo vlastní zaměstnanec?
| Vlastní zaměstnanec | Outsourcing | |
|---|---|---|
| Náklady | mzda, odvody, vybavení, školení | platba za službu |
| Šíře znalostí | jeden člověk, jeden obor | tým s více specializacemi |
| Zastupitelnost | dovolená a nemoc jsou problém | řeší dodavatel |
| Znalost firmy | hluboká | buduje se časem |
| Řízení | vaše starost | dohodnutý rozsah a výstupy |
Vlastní člověk dává smysl, když máte dost práce pro plný úvazek v jednom oboru. Outsourcing vychází lépe, když potřebujete od každého oboru kousek: vývoj, servery, bezpečnost, data.
Výhody a rizika
Výhody
- přístup k více odbornostem bez náboru,
- předvídatelné náklady,
- zastupitelnost a kontinuita,
- kapacita, která roste a klesá podle potřeby.
Rizika a jak je ošetřit
- Závislost na dodavateli. Trvejte na tom, že kód, data, domény a přístupy patří vám.
- Nejasný rozsah. Sepište, co je v paušálu a co se účtuje zvlášť.
- Pomalá reakce. Mějte ve smlouvě lhůty pro reakci a vyřešení.
- Odchod. Dohodněte předem, jak proběhne předání jinému dodavateli.
Na co se dodavatele zeptat
- Co přesně je v ceně a co se platí navíc?
- Do kdy zareagujete na výpadek a do kdy na běžný požadavek?
- Kdo bude naší kontaktní osobou a kdo ji zastoupí?
- Kde poběží naše systémy a kdo k nim má přístup?
- Jak jsou řešeny zálohy a jak rychle se z nich dá obnovit?
- Komu patří zdrojový kód a dokumentace?
- Jak vypadá ukončení spolupráce?
- Můžeme mluvit s některým z vašich klientů?
Jak spolupráce obvykle začíná
Krátkou konzultací a auditem: co máte, co vás brzdí a kde hrozí riziko. Z toho vzejde návrh rozsahu a ceny. Dobrý dodavatel řekne i to, co outsourcovat nemá smysl. Ukázku takové úvodní analýzy najdete mezi případovými studiemi.
Související téma, tedy zda stavět vlastní systém, nebo koupit hotový, rozebírá článek informační systém na míru, nebo hotové CRM.
Časté otázky
Co je IT outsourcing?
Předání správy nebo vývoje firemního IT externímu dodavateli. Může jít o správu počítačů a sítě, nebo o vývoj a provoz webů, e-shopů a firemních aplikací.
Kolik stojí outsourcing IT?
Záleží na rozsahu, požadované rychlosti reakce a složitosti systémů. Platí se paušálem, hodinově nebo za projekt. Hodinové sazby specialistů se na českém trhu pohybují nejčastěji zhruba mezi 900 a 2 000 Kč bez DPH.
Pro jak velkou firmu se outsourcing hodí?
Pro každou, která nemá práci pro plný úvazek ve všech potřebných oborech. Typicky pro firmy od několika zaměstnanců po střední podniky, které chtějí doplnit vlastní tým.
Jak se vyhnout závislosti na dodavateli?
Smluvně si zajistěte vlastnictví kódu, dat, domén a přístupů a dohodněte postup předání při ukončení spolupráce.
Chcete mít IT bez starostí?
Převezmeme vývoj, provoz i rozvoj vašich systémů. Začínáme krátkou nezávaznou konzultací.