Informační systém na míru, nebo hotové CRM a ERP? Jak se rozhodnout
Hotový systém máte zítra, ale přizpůsobíte se mu vy. Systém na míru se přizpůsobí vám, ale musí se postavit. Rozhodnutí není o technologii, ale o tom, čím se vaše firma liší od ostatních.
V kostce
- Hotový systém se hodí na procesy, které má každá firma stejné: účetnictví, mzdy, základní evidence zákazníků.
- Systém na míru se vyplatí tam, kde je váš postup jiný než u ostatních a tvoří vaši výhodu.
- Nejčastěji vychází kombinace: hotové jádro a na míru postavené to, co je jen vaše, propojené mezi sebou.
Co je co
- CRM eviduje zákazníky, poptávky, nabídky a komunikaci.
- ERP řídí zdroje firmy: sklad, nákup, výrobu, fakturaci, účetnictví.
- Informační systém na míru je aplikace postavená podle vašich procesů. Může pokrýt část toho, co CRM a ERP, a přidat to, co žádný hotový systém nemá.
Kdy stačí hotový systém
- vaše procesy jsou běžné a nevadí vám přizpůsobit se systému,
- potřebujete začít hned,
- nemáte kapacitu podílet se na návrhu,
- jde o oblast svázanou předpisy, kde dodavatel hlídá změny zákonů za vás (účetnictví, mzdy).
Hotový systém se platí obvykle měsíčně za uživatele. Na začátku je to nejlevnější cesta.
Kdy se vyplatí systém na míru
- Děláte něco jinak než ostatní a právě to je vaše konkurenční výhoda.
- Používáte tabulky a e-maily k tomu, co systém neumí.
- Platíte za moduly a uživatele, které využíváte z desetiny.
- Potřebujete propojit několik systémů, které spolu nemluví.
- Chcete zapojit AI agenty, kteří potřebují přístup k datům a jasná pravidla.
Srovnání
| Hotový systém | Systém na míru | |
|---|---|---|
| Start | dny až týdny | týdny až měsíce |
| Počáteční náklady | nízké | vyšší |
| Průběžné náklady | rostou s počtem uživatelů a modulů | provoz a rozvoj podle dohody |
| Přizpůsobení | v mezích nastavení | bez omezení |
| Vlastnictví dat a kódu | data u dodavatele, kód jeho | obojí vaše |
| Změny zákonů | řeší dodavatel | řešíte vy s dodavatelem |
| Riziko | závislost na dodavateli a jeho ceníku | závislost na kvalitě návrhu |
Střední cesta: hotové jádro a vlastní nadstavba
Nemusíte volit jedno, nebo druhé. Osvědčený postup:
- Účetnictví a mzdy nechte v hotovém systému. Zákony se mění a hlídat je není vaše práce.
- Vlastní aplikaci postavte na to, co je jen vaše: poptávkový proces, kalkulace, plánování, servis, zákaznický portál.
- Propojte je. Doklady a platby tečou mezi systémy samy.
Takto funguje například propojení vlastního e-shopu s účetnictvím Money S3 u projektu GlobShop. Jak se párují platby a přenášejí doklady, popisuje samostatný článek.
Jak počítat náklady
U hotového systému sečtěte za tři až pět let:
- licence krát počet uživatelů,
- příplatkové moduly,
- úpravy a konzultace dodavatele,
- čas, který lidé stráví obcházením toho, co systém neumí.
U systému na míru sečtěte vývoj, provoz a rozvoj. Poslední položka u hotového systému bývá ta, která rozhodne. Ruční práce není na žádné faktuře, a přitom ji platíte každý měsíc.
Jak začít se systémem na míru bez velkého rizika
- Popište proces, který vás brzdí nejvíc. Krok za krokem, i s výjimkami.
- Postavte nejmenší užitečnou verzi. Jeden proces, pár obrazovek, skuteční uživatelé.
- Zkoušejte v provozu a upravujte podle toho, jak se systém používá.
- Přidávejte další části, až když první funguje.
Malé kroky jsou levnější než velký projekt, který se rok navrhuje a pak nesedí. Na stejném principu stavíme aplikace a systémy na míru. Na hotový systém pak lze navázat automatizací a AI agenty.
Časté otázky
Kdy se vyplatí informační systém na míru?
Když se vaše procesy liší od běžných, když je obcházíte tabulkami a e-maily nebo když potřebujete propojit několik systémů. U standardních agend, jako je účetnictví, bývá výhodnější hotový systém.
Jaký informační systém je vhodný pro malou firmu?
Pro účetnictví a fakturaci hotový program. Pro evidenci zákazníků jednoduché CRM. Vlastní aplikace má smysl až pro proces, který je specifický a zabírá nejvíc času.
Dá se systém na míru propojit s Pohodou nebo Money S3?
Ano. Oba účetní systémy podporují výměnu dat, takže doklady a platby mohou mezi nimi a vlastní aplikací přecházet automaticky.
Kdo vlastní systém na míru?
Záleží na smlouvě. Trvejte na tom, aby zdrojový kód i data patřily vám a abyste měli přístup k dokumentaci.
Chcete mít IT bez starostí?
Převezmeme vývoj, provoz i rozvoj vašich systémů. Začínáme krátkou nezávaznou konzultací.