Automatické platební odkazy a upomínky: jak zrychlit úhradu faktur
Nejčastější důvod pozdní úhrady není neochota, ale zapomenutí. Platební odkaz v e-mailu nebo SMS zkracuje cestu k zaplacení na jedno klepnutí a upomínka se postará o zbytek.
V kostce
- Platební odkaz vede na stránku brány s předvyplněnou částkou a variabilním symbolem. Zákazník zaplatí kartou nebo bankovním tlačítkem bez přepisování údajů.
- Celý řetězec jde automatizovat: faktura → odkaz → e-mail nebo SMS → upomínka → spárování → doklad do účetnictví.
- Pozor na souhlas se SMS, na texty upomínek a na výjimky, které má řešit člověk.
Jak platební odkaz funguje
Platební brána (Stripe, GoPay a další) umí vytvořit odkaz na platební stránku s pevnou částkou a identifikací platby. Odkaz pošlete zákazníkovi, ten zvolí metodu a zaplatí. Brána oznámí vašemu systému, že platba proběhla.
Oproti převodu podle údajů na faktuře odpadá přepisování čísla účtu, variabilního symbolu a částky, tedy i chyby, které potom někdo ručně dohledává.
Řetězec, který může běžet sám
- Vznik dokladu. Fakturační systém nebo e-shop vystaví fakturu či objednávku.
- Vytvoření odkazu. Systém zavolá API brány a dostane platební odkaz, případně i QR kód pro bankovní aplikaci.
- Odeslání. Odkaz odejde e-mailem, SMS přes bránu jako GoSMS, nebo obojím.
- Upomínka. Pokud platba nepřijde do splatnosti, odejde připomínka; po další lhůtě upomínka s jiným textem.
- Spárování. Oznámení z brány spáruje platbu s dokladem; objednávka se posune dál.
- Účetnictví. Doklad a platba se přenesou do Pohody, Money S3 nebo jiného systému.
Kde nejsou hotové moduly, propojení dopíšeme. Jak párování funguje do detailu, popisuje samostatný článek.
E-mail, nebo SMS?
| SMS | ||
|---|---|---|
| Náklad | téměř nulový | cena za zprávu |
| Všimnutí | nižší, zapadne | vysoké, čte se do minut |
| Vhodné pro | běžné faktury, potvrzení | upomínky, platby na místě, servis |
| Co hlídat | spam filtry | souhlas zákazníka, délka textu |
Osvědčený model: první výzva e-mailem, upomínka SMS. Pro platby u zákazníka (servis, montáž, výdej zboží) je SMS s odkazem často rychlejší než terminál.
Na co si dát pozor
- Souhlas se zasíláním SMS. Provozní zprávy k objednávce jsou v pořádku, marketing už vyžaduje souhlas.
- Texty upomínek. Krátké, věcné, s částkou, číslem dokladu a odkazem. Tón se liší podle fáze: připomínka, upomínka, poslední výzva.
- Výjimky. Částečná úhrada, platba po splatnosti, duplicitní platba. Systém je má nabídnout člověku, ne je řešit naslepo.
- Bezpečnost odkazů. Odkaz má platit omezenou dobu a vést vždy na doménu brány, ne na vlastní stránku s formulářem na kartu.
- DPH u zahraniční brány. Pokud bránu provozuje zahraniční poskytovatel, řešte smluvní vztah; podrobnosti na stránce platebních bran.
Co to přinese
Rychlejší úhrady, méně telefonátů kvůli platbám a účetnictví, které sedí bez ručního párování. Jak velký rozdíl to udělá, závisí na počtu dokladů za měsíc; u firmy s desítkami faktur měsíčně jde o hodiny práce, u e-shopu o dny.
Časté otázky
Co je platební odkaz?
Adresa platební stránky brány s předvyplněnou částkou a identifikací platby. Zákazník po klepnutí zaplatí kartou, bankovním tlačítkem nebo mobilní peněženkou.
Dá se platební odkaz vložit do faktury?
Ano, jako tlačítko nebo QR kód v PDF i v e-mailu s fakturou. Fakturační systém ho může vytvářet automaticky při vystavení dokladu.
Jak poslat platební odkaz SMS?
Přes SMS bránu s API, například GoSMS. Zpráva obsahuje částku, číslo dokladu a zkrácený odkaz na platební stránku.
Kdy posílat upomínky?
Obvyklý rytmus je připomínka těsně před splatností, upomínka pár dní po ní a poslední výzva po dalším týdnu. Lhůty i texty si nastavíte podle oboru.
Napojíme platby a párování za vás
Stripe, GoPay, GoSMS, platební odkazy a automatické párování plateb. Řekněte nám, co používáte dnes, a navrhneme propojení.